برنامج سلسلة توريد الأغذية كنظام واحد

01

كل دفعة بتواريخها، تُصرف الأقرب انتهاءً أولاً

يسجّل إشعار الاستلام الدفعة وتاريخي الإنتاج والانتهاء ودرجة الحرارة عند الباب، ومسحة واحدة لملصق GS1-128 تملؤها كلها. ويقترح التجهيز الدفعة الأقرب انتهاءً والتي ما زالت تستوفي شرط العميل نفسه: ثلثا العمر لسلسلة الهايبر، وسبعة أيام للمطعم.

02

من القطعة إلى الكرتون إلى المنصة

يحتفظ كل منتج بالوحدات التي يُشترى ويُخزّن ويُباع بها، لكل منها معاملها وباركودها: اشترِ بالمنصة، وخزّن بالقطعة، وبِع بالكرتون. ويُعدّ الدجاج والجبن بالقطع ويُفوتر بالوزن الفعلي على الميزان.

03

رادار انتهاء الصلاحية

كل دفعة في المخزون مصنّفة حسب الأيام المتبقية على انتهائها ومقوّمة بتكلفتها، لكل مستودع ولكل فئة، ليرى المشتري أين يوشك المال أن يتلف. وتُسحب الدفعات المنتهية من الرف تلقائياً عند منتصف الليل، ويمكن إيقاف دفعة في كل مكان بخطوة واحدة.

04

سحب في دقائق، ودليل على إتمامه

بدء السحب يوقف الدفعة في كل مستودع وسيارة فوراً ويسرد كل عميل وفرع استلمها، مع أذونات التسليم والفواتير والكميات. يصل كلاً منهم الإشعار بالعربية والإنجليزية عبر واتساب والبريد مع رابط للإقرار به؛ وتُضاف نقاط الاستلام إلى رحلة، ويُطابق ما عاد مع ما شُحن، ويُغلق السحب بتقرير للجهة المختصة. وتمرين سحب موقوت كل ربع سنة يبقي الفريق جاهزاً.

05

HACCP على الهاتف، وشهادات تمنع البضاعة غير المطابقة

تُسجّل نقاط التحكم الحرجة بحدودها — استلام المبرد عند 5 °م أو أقل، والمجمد عند −18 °م — على الهاتف، دون اتصال داخل غرفة التبريد، أو بالحسّاس نفسه. والقراءة الخارجة عن الحد تطلب الإجراء التصحيحي وتوقف الدفعات. وتنبّه شهادات الحلال والصحة والبلدية قبل انتهائها، وتوقف سند الاستلام إن اخترت ذلك؛ ويُحفظ التنظيف ومكافحة الآفات وملف التدقيق بالطريقة نفسها.

06

كم ترسل لكل فرع

الفرع الذي يبيع مئة في الأسبوع والفرع الذي يبيع عشرة لا يأخذان التوريد نفسه. كل ليلة يوازن النظام، فرعاً فرعاً وصنفاً صنفاً، بين بيعة تضيع ووحدة منتهية تعود بموجب اتفاقية السلسلة، ويقترح الكمية الأربح، مع السبب بالكلمات، والمبيعات والمرتجعات والربح المتوقعة، وكمية المرة الماضية بجانبها. ورمضان والعيدان على التقويم الهجري.

07

السلاسل والفروع والاتفاقيات التجارية

المكتب الرئيسي للسلسلة هو العميل وهو من يدفع، وكل فرع منفذ برمز الفرع لدى السلسلة على كل طلب وإشعار تسليم وفاتورة وإشعار دائن. وتحمل الاتفاقية السنوية خصم الفاتورة وشرائح الخصم ورسوم الإدراج والعرض ونافذة البيع مع حق الإرجاع، وتُستحق شهرياً بقيود متوازنة.

08

مطابقة الخصومات، وإشعارات دائنة للمرتجعات لكل فرع

حين تدفع السلسلة أقل من الفاتورة، تنقسم الدفعة إلى ما سُدّد وما خُصم، وتُطابق كل خصومة مع خصم مستحق أو مرتجع أو غرامة، أو يُعترض عليها بالدليل. وتصل مرتجعات الفروع بالدفعة وتاريخ الانتهاء والسبب وتُقيَّد دائنةً للفرع الذي أتت منه.

09

تكلفة الكرتون من المصنع حتى صافي الصافي من السعر

تبني بطاقة التكلفة لكل منتج السعر على طبقات: سعر المصنع بعملة المورد، والشحن، والتخليص، والتكلفة الواصلة، والتخزين والمناولة، والمصاريف العامة موزعة بالأساس الذي تختاره، وشروط كل حساب التجارية. والنتيجة شلال السعر وصافي المساهمة لكل قناة ولكل سلسلة، مع سيناريوهات افتراضية لا تمس أي سعر فعلي.

010

قوائم أسعار لكل عميل ومجموعة وقناة

أسعار تعاقدية للسلسلة، وأسعار مجموعة للهايبر ماركت، وأسعار قناة للفنادق والمطاعم والبقالات، مع شرائح الكميات وسعر لكل وحدة؛ ويُطبَّق السعر الصحيح على العرض والطلب والفاتورة، ويتذكر السطر القائمة التي سعّرته.

011

تاريخك ينتقل معك

انتقل من نظامك القديم بقوالب بالعربية والإنجليزية: المنتجات بوحداتها وباركوداتها ومدة صلاحيتها، والسلاسل والفروع برموزها، والمخزون الافتتاحي بالدفعة وتاريخ الانتهاء، والأرصدة المفتوحة، وقوائم الأسعار، والاتفاقيات، و24 شهراً من التسليمات والمرتجعات لكل فرع، ويُفحص كل ملف بتجربة أولاً ويُحفظ مع الاستيراد.

012

البيع بالسيارة والتسليم عند الباب وزيارات الفروع

يحمّل المندوب السيارة بالأقرب انتهاءً أولاً، ويبيع ويحصّل حتى دون شبكة، ويستلم المرتجعات مصنّفة والصناديق، ويسوّي المخزون والنقد آخر اليوم. ويسجل السائق الحرارة وما رفضه الفرع وسببه، فلا تُفوتَر إلا الكمية المقبولة. ويعدّ المنسّق الرف ويسجل القريب من الانتهاء ويرفع طلب المرتجع، وتقرأه خطة التوريد التالية.